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Depuis le 25 mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données ou RGPD a été appliqué. Il protège les données personnelles des consommateurs européens lors de l’envoi des newsletters. Cet envoi, aussi appelé campagne de mailing, est un moyen de susciter le trafic de votre site et de fidéliser des internautes, membres de votre clientèle. D’où l’importance de la campagne emailing pour de nombreuses entreprises.

En cas de non-conformité au RGPD, des sanctions sont émises. Elles peuvent avoir une répercussion sur vos bénéfices : 4% du chiffre d’affaires ou 20 millions d’euros. 

Que faire alors pour être qualifié de RGPD friendly ?

1^er conseil : Instaurez un double opt-in pour un consentement libre !

Le opt-in est un moyen rapide d’obtenir l’aval du destinataire avant même l’envoi de la newsletter.

Le RGPD met un point d’ordre à appliquer un double opt-in pour obtenir le consentement des contacts. Il est stipulé dans ce règlement que « le consentement doit être donné par un acte positif clair par lequel la personne concernée manifeste de façon libre, spécifique, éclairée et univoque son accord au traitement des données à caractère personnel la concernant ». Comment fonctionne-t-il ?

La confirmation du consentement s’effectue en deux temps. Dans un premier temps, il affirme son accord après avoir rempli vos formulaires d’inscription. Une case doit être cochée par l’utilisateur. Aucune case n’est cochée préalablement. Ensuite, vous envoyez un mail pour être sûr de son autorisation. Ce qui amène votre futur prospect à valider, dans un deuxième temps, son adhésion dans votre liste de contacts. En suivant ces démarches, vos mails marketing seront régis sous le RGPD car l’adhésion est active.

Le simple opt-in ou opt-in actif, l’opt-in passif et le opt-out, sont-ils différents ?

A présent, l’opt-in passif n’est plus applicable. Dans ce cas de figure, la case est déjà préalablement cochée. Cette pratique ne respecte pas la loi puisque le consentement de votre abonné n’est pas obtenu avec son libre arbitre. Même l’opt-in actif est interdit. Le client est obligé de cocher une case pour que l’éditeur du site le contacte.

L’opt-out n’est pas aussi autorisé. Votre prospect doit choisir la case « je ne souhaite pas recevoir de propositions commerciales » s’il ne veut pas recevoir de mails non désirables. Le RGPD n’est pas d’accord avec cette option pour collecter des données personnelles.

Pour être clair, la politique du silence et celle de l’inactivité sont à omettre lors de vos campagnes emailing.

2^ème conseil : Stockez les preuves des consentements !

Le RGPD ne demande pas seulement de rassembler les données de vos abonnés, il exige que vous fournissiez les preuves de l’ensemble de vos contacts ainsi que les consentements collectés. Idéalement, tenez un registre transparent qui démontre les consentements de vos utilisateurs. Ce sera utile lors d’un contrôle. 

Si vous n’avez pas des consentements en bon et due forme, il va falloir entamer des procédures pour recueillir des validations claires de vos prospects. Cette étape s’appelle campagne de requalification de vos contacts. Ce remaniement dans votre base de données n’empêche pas les pénalités du RGPD. L’autre alternative serait de supprimer les personnes dont l’obtention d’emailing n’est pas conforme à la loi. Ce sera plus simple !

3^ème conseil : Simplifiez la démarche du désabonnement !

Chaque newsletter que vous envoyez à votre client doit également faciliter son désabonnement à tout moment. C’est une loi obligatoire pour toutes les entreprises utilisant les newsletters comme stratégie commerciale. 

Cette information sur la possibilité de se désinscrire doit être communiquée lors de l’étape du consentement.

Ce désabonnement est synonyme de retrait des données personnelles de vos anciens clients. C’est pourquoi, il faut montrer de manière claire et précise la démarche pour annuler l’abonnement au sein de votre liste de diffusion. Cette démarche se matérialise souvent par un lien de désinscription. 

4^ème conseil : Appliquez une politique conforme au droit de vos contacts !

Cette politique a la particularité d’autoriser le consommateur à modifier ou à supprimer toutes les données qui le concernent. D’où l’importance d’analyser les marches à suivre pour consulter leurs données personnelles. Il faut être sûr que vous donniez de l’importance aux droits de vos clients : droit d’accès, droit de rectification, droit à l’oubli, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit d’opposition. 

Dès la réception d’une de vos newsletters, vos prospects peuvent réclamer leurs droits. Pour mieux guider vos consommateurs dans les démarches, désignez une personne à joindre et ses coordonnées. Elle peut être votre responsable emailing ou votre Data Protection Officer.  

Pour que vos newsletters soient conformes au RGPD, il y a quatre mots clés : consentements actifs, preuves des consentements, désabonnement accessible et droits des consommateurs ! Cette stratégie emailing facilitera la confiance de vos clients et l’attrait de nouveaux prospects. 

Nosyweb Digital, vous propose de vous accompagner pour la maintenance de votre site Web, pour en savoir plus n’hésitez pas à nous contacter.